arrow_drop_up arrow_drop_down
Persoonlijke productiviteit: de kracht van een betrouwbare inbox
8 oktober 2020 

Persoonlijke productiviteit: de kracht van een betrouwbare inbox

In dit artikel wil ik je de kracht van een betrouwbare Inbox uitleggen waar je je taken op noteert. Ik wil je laten zien dat je hierdoor minder stress ervaart. En met een Inbox bedoel ik niet je mail box, maar een Inbox, of braindump lijst, voor al je openstaande taken of zaken waar je nog een besluit over moet nemen.

Deze zaken moet je dus niet in je hoofd bewaren, want die is daar niet voor gemaakt. Ik verzamel al mijn taken en acties in een externe app (Todoist). Alle ideeen of nieuwe taken die gedurende dag in mijn hoofd oppoppen of wat andere mensen aan mij vragen, komen daar in de Inbox. En 2x per dag leeg ik mijn Inbox. 

Ik gebruik dit principe al meer dan 8 jaar en het is een van mijn belangrijkste instrumenten om rust in mijn hoofd te houden. Het zorgt ervoor dat ik de stroom aan werkzaamheden, nieuwe wensen en ad hoc zaken kan verwerken. Toen ik 8 jaar geleden het boek Getting Things Done van David Allen las, kwam ik met dit principe in aanraking.

Een druk bestaan

Er wordt vandaag de dag veel van ons verwacht. Op het werk moeten we op ons best presteren, thuis moeten we de ideale vader of moeder zijn, je moet minimaal 2x per week sporten en je vrienden verwachten ook dat je voor hun klaar staat. Ik vind het niet gek dat veel mensen het gevoel hebben dat ze overbelast zijn en last krijgen van lichamelijke klachten door te veel stress. Mensen rijden met een hoofd vol zaken weer terug naar huis en reageren dat, soms, af op het gezin.

Deze ‘open dossiers‘ zorgen voor veel stress en zoals ik ook op mijn homepage aangeef, kampen vandaag de dag 1,3 miljoen Nederlanders met burn-out klachten (TNO, 2019)(1). En dat zijn er veel! Heel veel!

Een van de oorzaken is dat we te chaotisch werken. Herken je dit? Je komt met de beste intenties naar je werk en je hebt een goede takenlijst gemaakt. Maar gedurende de dag komen collega’s langs met ‘spoedjes’, stroomt je mail box vol met nieuwe verzoeken en appt je partner of je op de terugweg nog wat boodschappen wil meenemen. De chaos is compleet. Hoe kun je nog overzicht behouden? Simpel, zorg voor een duidelijke inbox die je rust en overzicht geeft (lees ook dit artikel over ‘Het belang Kairos tijd‘).

Hoe je dat doet? Dat lees je hieronder.

Het fijne gevoel van productiviteit 

In Getting Thins Done beschrijft David Allen op een mooie manier het gevoel van productiviteit (2); “Denk aan de laatste keer dat je je bijzonder productief voelde. Waarschijnlijk had je het gevoel dat je de dingen goed in de hand had, je had geen last van stress, je was geconcentreerd op waar je mee bezig was, de tijd leek niet meer te bestaan (is het nu al lunchtijd?) en je voelde dat je duidelijke vorderingen maakte richting een duidelijk doel. Zou je zulke ervaringen vaker willen hebben?”

Dit fijne gevoel kun je niet bereiken als je gestrest bent en het overzicht bent verloren. Dus zal je een manier moeten vinden om productiever te werken en weer in een lekkere flow te komen. Geconcentreerd aan iets werken en vorderingen maken richting een van je doelen. Dat is heerlijk.

Heb je hier geen last van en ben je al (super) productief? Dan zal ik je niet vermoeien met mijn tips ;-).

Stap 1: kies jouw ideale Inbox

Als je hoofd meer dan 5 taken moet onthouden, slaat hij op tilt. Je krijgt dan een gevoel van onrust en stress. Je voelt je druk en gespannen, terwijl dat niet hoeft. Een ander gevolg is dat je minder creatief bent en minder in het moment kan zijn, want op de achtergrond circuleren de taken door je hoofd. Je hoofd is dus niet de plek om dit te onthouden. Wat dan wel?

Dat is stap 1. Zorg ervoor dat al je taken uit je hoofd gaan en je ze op een andere plek te noteert. Dit geeft rust, overzicht en minder stress.

Dit noem ik een Inbox. David Allen noemt dit het ‘Inbakje‘. Het idee is dat je alle openstaande zaken op deze (externe) takenlijst noteert en niet meer in je hoofd. Je noteert hier de volgende zaken op:

  • Al je taken en werkzaamheden
  • Zaken waar je nog een besluit over moet nemen wat je ermee wil doen
  • Andere dingen die in je hoofd spoken

Waar je dit doet of in welke vorm maakt niet heel veel uit. Dit kan digitaal of op papier zijn. Hieronder deel ik een paar suggesties die ik in de praktijk heb gezien:

  • Speciale takenlijst app; Todoist, Things (alleen voor Apple) of Wunderlist
  • De notitie app in je telefoon
  • De dictafoon in je telefoon
  • Jezelf een mail sturen
  • Een boodschap inspreken en naar jezelf laten mailen, bijvoorbeeld met Braintoss
  • Een klein notitieboekje
  • Een kladblok

Het meest belangrijke is dat je het op een manier doet wat prettig is voor jou, waar je altijd bij kunt en dat je je beperkt tot één systeem (om overzicht te behouden).

Screenshot van de app Todoist

Screenshot van de app Todoist (3)

Stap 2: maak je hoofd leeg

De tweede stap is, je voelt hem al aankomen, je hoofd leegmaken en alle openstaande zaken hier noteren. Noteer echt alles hierop van werk, privé, hobby’s, sport, klusjes in huis, afspreken met vrienden, etc. Urgent of niet urgent, dat maakt niks uit. Je hoofd moet hierna helemaal leeg zijn. De manier hoe je een taak verwoord, maakt voor nu niks uit. Een leeg hoofd, dat is het doel.

Voorbeelden van zaken in je Inbox zijn:

  • Fotoboek 2019 maken
  • Boodschappen doen
  • Reageren op mail van Bart
  • Verzekering bellen
  • Reisdocumenten printen
  • Restaurant bellen om een tafel te reserveren

Dit lijkt me duidelijk, toch?

Stap 3: verwerk de taken in je Inbox

Na stap 2 heb je een goed gevulde Inbox. Tijd om de taken te verwerken en onder te verdelen in de juiste projecten. Ik maak als eerste een onderscheid tussen Werk en Privé. Dit kan heel gemakkelijk in Todoist. Dit zorgt voor overzicht en rust.

Ik maak een project, als een taak in meer dan 2 of 3 acties is onder te verdelen. Dit doe ik op deze manier. Laten we het voorbeeld van het ‘Fotoboek 2019’ nemen. Stel dat je dit vanuit je Inbox gaat verwerken, dan zet ik de volgende stappen:

  • Ik maak een project aan met de naam ‘Fotoboek 2019’
  • Daar sleep ik de taak vanuit de Inbox naartoe
  • Vervolgens ga ik in het project alle taken onderverdelen. Dit zijn ze:
    •  Verzamel alle foto’s van 2019 in een map op je computer
    • Maak een aparte map met goedgekeurde (leuke) foto’s die je in het fotoboek wil hebben
    • Plaats hier de foto’s in die je wil gebruiken
    • Zet het fotoboek in elkaar (papier of digitaal)
    • Bestel het fotoboek
  • Dan plan ik de eerste taak in mijn agenda en ga ik aan de slag

Mijn extra tip is: houd het simpel en overzichtelijk anders heb je geen zin om te beginnen. En vergeet niet om op tijd te stoppen en lekker te ontspannen.

Stap voor Stap - Marvindereuver-nl

Afbeelding afkomstig van Adobe Stock (rechtenvrije afbeelding)

Stap 4: noteer alle taken en gedachtes gedurende dag in je Inbox

Mooi, je hoofd is leeg, de taken zijn verwerkt en je bent aan het werk gegaan. Maar terwijl je bezig bent schiet er opeens de gedachte binnen dat je nog een afspraak moet maken bij de tandarts. Deze gedachte haalt je even uit je flow en dat is geen probleem. Alleen daar komt weer de kracht van je Inbox om de hoek kijken, want je noteert deze gedachte meteen op deze lijst. En je gaat weer verder met je werk. Zo simpel is het.

Noteer deze gedachtes dus zo snel mogelijk in je Inbox, zodat je niet te lang uit je concentratie gehouden wordt. Als je simpelweg op je externe takenlijst vertrouwt heb je veel meer rust en kun je geconcentreerd werken.

Boekentips: Getting Things Done en Grip 

Hopelijk kunnen mijn tips je helpen om meer rust en overzicht te bewaren in je dagelijks leven. Als je vragen aan mij hebt, dan kun je hieronder een reactie achterlaten. Heb je extra tips uit eigen ervaring? Dan ben ik daar ook benieuwd naar. Laat dan hieronder een reactie achter. Misschien dat jouw tips anderen weer kunnen inspireren.

Wil je meer over persoonlijke productiviteit, time management en slimmer werken lezen? Dan raad ik je zeker de volgende boeken aan:

Heb je persoonlijke hulp nodig? 

Vind je het lastig om te beginnen met een Inbox of het verzamelen van je taken? Of loopt je vast? Of vind je het juist fijn om door mij geholpen te worden? Neem dan contact met mij op voor persoonlijke hulp. Leg goed uit hoe ik je kan helpen en wat je precies van mij verwacht. Dan neem ik contact met je op en kunnen we bespreken hoe, en of, ik je kan helpen.

Wil je meer gratis tips en inspiratie?

Vond je dit een interessant artikel? Kijk dan eens op mijn gratis productenpagina. Daar heb ik verschillende downloads met handige tips en inspiratie voor betere voeding, omgaan met stress, etc. Ik probeer hier ook regelmatig nieuwe gratis producten te publiceren.

Ga naar Gratis Producten en Downloads >>

 

Bronnen:

1: TNO. (2019, 11 november). Verzuimkosten door werkstress lopen op tot 2,8 miljard. Geraadpleegd op 24 juni 2020, https://www.tno.nl/nl/over-tno/nieuws/2019/11/verzuimkosten-door-werkstress-lopen-op-tot-2-8-miljard/

2: Allen, D. (2015). Getting Things Done B. Little, Brown Book Group Limited.

3: Afbeelding van Todoist afkomstig van: Doist Inc. (z.d.). Todoist [Afbeelding]. Todoist. https://todoist.com/nl

* Hoofdafbeelding met pen en kladblok afkomstig van: Glenn Carstens-Peters op Unsplash.

Over de schrijver
Ik ben eigenaar van Marvindereuver.nl en ervaringsdeskundige met een burn-out. Dat wil ik nooit meer. Vandaar dat ik deze website ben gestart om andere mensen te helpen met het verminderen van stress, overspannenheid en burn-out klachten.
Reactie plaatsen

Ontvang de nieuwste artikelen en tips in je mail

Wil je mijn nieuwste artikelen en tips direct per mail ontvangen? Dat kan door je hieronder in te schrijven voor mijn maillijst. Zo blijf je op de hoogte. 

Meerdere mensen gingen je al voor.

50%
Je bent er bijna
Noteer naam en e-mailadres waar ik de tips naartoe kan sturen!
Schrijf je in
Your information is safe with us
Deze website gebruikt cookies